Warum Ihr Unternehmen Business Intelligence nicht ignorieren kann

Richtige Entscheidungen brauchen die richtigen Informationen

Ein Unternehmen zu führen bedeutet, Entscheidungen zu treffen. Ein erfolgreiches Unternehmen zu führen bedeutet, zur richtigen Zeit die richtigen Entscheidungen zu treffen. Die richtigen Entscheidungen sind die informierten Entscheidungen. Während einige erfolgreiche Entscheidungen möglicherweise ganz auf Intuition, „Bauchgefühl“, individueller Erfahrung oder tiefem Wissen über eine bestimmte Branche beruhen, wurden die meisten von ihnen durch verifizierbare Informationen gesteuert oder zumindest unterstützt.

Auch der Zeitpunkt ist entscheidend. In kleineren Unternehmen oder Start-ups, die im Wettbewerb mit größeren Akteuren vor allem mit ihrer Agilität und Innovationskraft bestehen können, ist die Fähigkeit, schnell Entscheidungen zu treffen, ein entscheidender Erfolgsfaktor. Der richtige Schritt, wenn er zu spät getan wird, bietet keine Vorteile.

Business Intelligence bietet vertrauenswürdige, verifizierbare, quantitative Informationen oder Erkenntnisse und ermöglicht es, bessere Entscheidungen schneller zu treffen.

Trotz der nachgewiesenen Vorteile zögern viele KMU und Start-ups, BI zu übernehmen, aufgrund weit verbreiteter Missverständnisse. Bedenken drehen sich oft um Kosten, Komplexität und die vermeintliche Notwendigkeit für groß angelegte Daten. Es ist wichtig, diese Mythen zu entkräften, um das wahre Potenzial von BI zu verstehen.

Häufige Einwände gegen Investitionen in Business Intelligence

„Es ist zu teuer“

Die Wahrnehmung von Business Intelligence als prohibitv teuer ist ein häufiger Hemmschuh für die Einführung. Tatsächlich gab es viele Fälle von Data-Warehouse-Initiativen, die sowohl in der Zeit als auch im Budget überschritten wurden. Offensichtlich beziehen sich die meisten dieser Fälle auf große Organisationen mit komplexen Strukturen und Projekten mit schlecht definierten Zielen und zu vielen Stakeholdern mit widersprüchlichen Interessen. KMU oder Start-ups sind nicht mit dieser Kategorie vergleichbar. Dennoch zögern viele Unternehmen aufgrund der anfänglichen Kosten, die mit der Implementierung von BI-Lösungen verbunden sind. Diese Sichtweise vernachlässigt jedoch oft die langfristigen Vorteile, insbesondere die finanziellen. Der ROI von BI-Tools kann beträchtlich sein, aufgrund der Kosteneinsparungen und des Potenzials für deutlich verbesserte Betriebseffizienz.

„Unsere bestehenden Systeme reichen aus“

Einige Unternehmen glauben, dass ihre aktuellen Systeme und Prozesse ausreichend sind, und sehen keine dringende Notwendigkeit, in BI zu investieren. Diese Denkweise kann gefährlich selbstzufrieden sein. Während aktuelle Systeme möglicherweise grundlegende Datenverarbeitung und Berichterstattung verwalten, fehlt ihnen oft die fortgeschrittene Analysefähigkeit moderner BI-Tools. Es stimmt, dass die meisten modernen Anwendungen, sei es ein CRM, Bestandsmanagement oder etwas anderes, einige Dashboards oder Berichte bieten. Das Problem ist, dass sie verstreut sind. Die Informationen sind über die Anwendungen verteilt und effektiv vom Rest isoliert. Für den täglichen Betrieb der einzelnen Abteilungen reicht es oft aus. Es reicht jedoch nicht aus, um einen Überblick auf höherer Ebene zu erhalten und strategische Entscheidungen zu treffen, die nicht nur operativ sind.

„Es ist zu komplex“

Ein häufiges Missverständnis über BI ist, dass es von Natur aus komplex und schwer zu bedienen ist, insbesondere für Personen ohne technische Kenntnisse. Moderne BI-Tools sind jedoch mit Benutzerfreundlichkeit im Hinterkopf entwickelt worden und verfügen über intuitive Oberflächen, einfache Berichterstattungstools und benutzerfreundliche Dashboards. Die komplexesten Elemente des Systems sind die Datenintegrationen – aber diese sind nur so komplex, wie es Ihre Organisation und das bereits vorhandene Toolset ist. Ja, die Einrichtung sollte besser von einem erfahrenen Experten durchgeführt werden.

Häufige Missverständnisse über Business Intelligence

„Business Intelligence ist nur für große Unternehmen“

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass BI ausschließlich großen Unternehmen vorbehalten ist, wobei die Vorteile für kleinere Unternehmen scheinbar unerreichbar sind. Dies geht oft mit dem Vorurteil über prohibitive Kosten einher. Das ist ein Trugschluss. Es gibt eine Vielzahl von BI-Lösungen, die nicht nur für die größten Organisationen entwickelt wurden. Die heutigen BI-Tools sind skalierbar und können an die Bedürfnisse und Budgets kleinerer Unternehmen angepasst werden. Die Flexibilität dieser Tools ermöglicht es, sie auch in Umgebungen einzusetzen, die nicht über die Ressourcen großer Unternehmen verfügen.

„Es erfordert umfassende IT-Expertise“

Ganz im Gegenteil: Ein richtig implementiertes BI-System senkt die Einstiegshürde für die Arbeit mit Daten. Ja, es erfordert Fachwissen, um es zu bauen oder richtig einzurichten. Es ist besser (und langfristig günstiger), diesen Teil den Experten zu überlassen. Moderne BI-Systeme erfordern jedoch nicht viel technisches Wissen für die Nutzung. Ihr Ziel ist es, Einblicke für das nicht-technische oder datenaffine Publikum zu liefern und die Nutzung von Daten zu verbreiten. Das Bedienen der BI-Tools ist nicht komplizierter als das Arbeiten mit Excel. Tatsächlich bieten moderne BI-Tools oft eine einfachere und intuitivere Art, Dinge zu tun, während sie gleichzeitig viel mehr Funktionen als Excel bieten.

„BI ist nur für IT- oder Daten-Teams von Nutzen“

Es gibt eine enge Wahrnehmung, dass der Nutzen von BI auf IT- oder spezialisierte Daten-Teams beschränkt ist. In Wirklichkeit erstreckt sich der Nutzen von BI über die gesamte Organisation. Wie bereits gesagt: BI ermöglicht es verschiedenen Abteilungen, eine einheitliche Sicht auf Informationen zu haben – von Marketing und Vertrieb bis hin zu Finanzen und Personalwesen – um fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Ja, auch die IT- oder Daten-Teams profitieren zusätzlich: Sie müssen nicht ständig mit wiederholten Anfragen wie „Könntet ihr diese Daten aus System X / der Datenbank abrufen und mir eine Excel-Tabelle senden?“ oder „Wir benötigen dringend den Bericht von [setzen Sie hier eine vage definierte Kennzahl ein] täglich/wöchentlich/monatlich pro X und Y“ beschäftigt werden. Die Antworten auf solche Fragen sind sofort für alle verfügbar, die sie benötigen. Die Softwareentwickler könnten sich dann darauf konzentrieren, Software zu entwickeln, und das Daten-Team könnte sich darauf konzentrieren, einen Mehrwert über einfache Excel-Tabellen hinaus zu liefern.

Die Kosten der Nicht-Nutzung von Business Intelligence

Die Kosten falscher Entscheidungen

Um die Vorteile eines gut funktionierenden BI-Systems zu bewerten, muss man sich einige Fragen stellen:

• Was könnte die Kosten sein, wenn falsche, suboptimale oder verspätete Entscheidungen getroffen werden?
• Wie viel Zeit wird mit der Sammlung von Daten und Informationen für den Entscheidungsprozess verbracht?
• Vertrauen wir den Daten, die wir aus dem bestehenden Prozess erhalten?
• Wie viel Zeit und Aufwand kostet es, deren Richtigkeit zu überprüfen und Fehler zu beheben?

Eine suboptimale Entscheidung auf operativer Ebene kann zu einer suboptimalen Ressourcenzuweisung oder zusätzlichen Betriebskosten führen. Eine falsche Entscheidung auf strategischer Ebene kann dazu führen, dass eine Geschäftsmöglichkeit oder ein Wettbewerbsvorteil verloren geht.

Die Kosten von Ineffizienzen und manueller Arbeit

Angenommen, Sie verbringen 2 Stunden mit der Beschaffung der benötigten Daten, importieren sie in Excel und analysieren sie, um eine einzige Entscheidung zu treffen. Wie viele solche Entscheidungen treffen Sie pro Woche und Monat? Das summiert sich leicht auf Dutzende Stunden pro Monat. Einer der Manager, mit dem wir gesprochen haben, gab zu: „Ich verbringe durchschnittlich einen Tag pro Woche damit, die Daten zu sammeln und zu analysieren.“ Wie viel kostet eine Stunde Ihrer Zeit? Was hätten Sie tun können, wenn Sie diese Zeit nicht mit dem Erstellen von Excel-Tabellen verbracht hätten?

Klar, Sie können diese langweiligen Aufgaben delegieren. Aber jemand anders muss sie trotzdem erledigen. Ein weiterer Manager sagte: „Wir benutzen Excel und haben eine dedicated Person, die die Daten sammelt und in Excel-Tabellen einträgt. Es kommt vor, dass wir auf die Daten warten müssen, manchmal kann es sogar Wochen dauern, wenn sie krank ist oder im Urlaub.“ Wie viel kostet dieser Mitarbeiter pro Jahr? Können Sie es sich leisten, eine Wochen Verzögerung bei der Lieferung des Berichts zu haben, den Sie heute brauchen?

Die ROI

Je nach Geschäftsbereich, Unternehmensgröße und Umfang der Betriebsabläufe können diese zusätzlichen Kosten (oder Verluste) leicht auf Zehntausende EUR pro Jahr ansteigen oder sogar die 100.000 EUR-Marke überschreiten. Dies ist vergleichbar mit den Investitionskosten in moderne Self-Service-Business-Intelligence.

Doch die wichtigsten Vorteile können nicht direkt in Währung ausgedrückt werden. Der eigentliche Gewinn ist, dass richtig eingeführte BI-Systeme eine qualitative Veränderung in der Organisation einführen. Die Verfügbarkeit von Erkenntnissen und die Leichtigkeit der Arbeit mit den Daten fördern fundierte Entscheidungen auf allen Ebenen. Dies wiederum verbessert sowohl die operativen als auch die strategischen Abläufe der Organisation.

Sind Sie bereit, den Wandel zu vollziehen, sind sich aber nicht sicher, wie der erste Schritt aussieht? Noch nicht überzeugt, dass BI Ihrem Unternehmen nutzen kann? Kontaktieren Sie uns und wir geben Ihnen professionelle Beratung.